Administrando sua Lista de Endereços

A aplicação Lista de endereços é onde podemos armazenar as informações de seus contatos em listas de endereços pessoais. Por padrão, uma lista de Contatos e uma lista de Contatos que receberam e-mails são criadas na sua Lista de endereços. Podemos criar listas de endereços adicionais e compartilhá-las com outros.

A lista de endereços dos Contatos que receberam e-mails permite-lhe manter uma lista de endereços separada, a qual é preenchida quando enviamos um e-mail para um novo endereço que não está em uma de suas listas de endereços.

Seu administrador de e-mail pode fixar um limite máximo de número de entradas que podemos ter em todas as listas de endereços. Quando atingirmos esse limite, não podemos adicionar mais nenhum contato. Contudo, podemos apagar contatos não utilizados para liberar espaço.

ADICIONANDO NOVOS CONTATOS

Podemos adicionar contatos a quaisquer de suas listas de endereços. Apenas um nome é solicitado para criar um contato, ou podemos criar cartões detalhados de contatos que incluem nome completo, endereços de e-mail do trabalho, de casa e outros endereços, números de telefone e observações sobre aquele contato. Também podemos criar listas de grupos de contatos. Podemos adicionar novos contatos na barra de ferramentas ao clicar na seta do botão Novo.

Os contatos podem ser rapidamente adicionados à sua lista de endereços quando selecionarmos um endereço em uma mensagem de e-mail e clicar com o botão direito para adicionar o endereço de e-mail à sua Lista de Endereços. Além disso, se selecionarmos em Preferências a opção para Adicionar novos contatos a Contatos que receberam e-mail, quando enviarmos um e-mail para um novo endereço, o endereço é automaticamente adicionado à sua lista de Contatos que receberam e-mails.

Se clicarmos com o botão direito no endereço, um menu é exibido com a opção Adicionar aos contatos. Clique nesta opção para incluir o nome na sua lista de Contatos. O formulário dos contatos exibe o nome.

PARA ADICIONAR UM NOVO CONTATO

1. Na barra de ferramentas, clique na seta e selecione Novo > Contato. O formulário de Novo contato é exibido.
2. Insira as informações do contato, incluindo primeiro e último nome, endereço de email, cargo, informações da empresa, aniversários e observações.
3. Clique em Salvar.

COMPARTILHANDO SUA LISTA DE ENDEREÇOS

Podemos compartilhar qualquer de suas listas de endereços com outros. Compartilhar uma lista de endereços pode ser útil se suas listas de endereços contêm categorias específicas de contatos e você quer que outros usuários tenham acesso aos nomes. Dependendo do papel que dermos ao beneficiário, a lista de contatos compartilhada pode ser apenas visualizada ou pode ter acesso completo a privilégios de adicionar, editar e remover nomes.

Podemos compartilhar sua Lista de endereços com os seguintes privilégios:

• Usuários ou grupos internos. Quando selecionamos o tipo de privilégios para conceder aos usuários internos.
• Visualizador. O beneficiário pode ver, mas não pode alterar o conteúdo de sua Lista de endereços.
• Gerenciador. O beneficiário tem total permissão para visualizar ou editar contatos, adicionar novos contatos à lista de endereços e apagar contatos.
• Visitantes externos. Quando criamos uma senha para a lista de endereços, a qual os visitantes devem inserir para visualizar os contatos. A lista de endereços é exibida em um arquivo .csv. Os visitantes não podem fazer nenhuma alteração na lista de endereços em sua conta.
• Público. Qualquer um que tiver a URL da Lista de endereços pode visualizar a lista de Contatos. A lista de endereços é exibida em um arquivo .csv. Eles não podem fazer nenhuma alteração na lista de endereços em sua conta.

PARA COMPARTILHAR SUA LISTA DE ENDEREÇOS COM USUÁRIOS INTERNOS

1. Clique com o botão direito na lista de endereços a ser compartilhada e selecione Compartilhar lista de endereços.
2. Na caixa de diálogo Propriedades do compartilhamento, selecione com quem compartilhar.
3. Quando você escolhe Usuários ou grupos internos, você pode escolher endereços da lista que são exibidos conforme você digita, ou digitar endereços que não estão na lista. O usuário ou grupo deve ser um endereço válido no servidor de e-mails de sua empresa.
4. Na área Papel, selecione as permissões de acesso.
5. Na área Mensagem, selecione que tipo de mensagem enviar. As opções são:
• Enviar mensagem padrão. A mensagem padrão de notificação de compartilhamento é enviada para os endereços de e-mail.
• Adicionar observação à mensagem padrão. Você pode adicionar informações adicionais à mensagem padrão.
6. Clique em OK.

PARA COMPARTILHAR SUA LISTA DE ENDEREÇOS COM CONVIDADOS EXTERNOS

1. Clique com o botão direito do mouse na lista de endereços a ser compartilhada e selecione Compartilhar lista de endereços.
2. Na caixa de diálogo Propriedades do compartilhamento, selecione com quem compartilhar.
3. Quando você escolher Convidados externos, digite os endereços de e-mail do convidado. Você pode inserir mais de um endereço no campo E-mail. Coloque um Ponto e Vírgula (;) entre os endereços.
4. Digite a senha que os usuários devem inserir para visualizar sua Lista de Endereços.
5. Na área Mensagem, selecione que tipo de mensagem enviar. A URL para sua lista de endereços e a senha são incluídas na mensagem de e-mail.
• Enviar mensagem padrão. A mensagem padrão de notificação de compartilhamento é enviada para os endereços de e-mail.

PARA COMPARTILHAR SUA LISTA DE ENDEREÇOS COM O PÚBLICO

Quando escolhemos Público, qualquer pessoa que tenha a URL pode acessar sua lista de endereços. Nenhuma senha é solicitada. Precisaremos divulgar sua URL. Editando ou revogando permissões.

Podemos alterar ou revogar permissões a qualquer momento.

1. Clique com o botão direito em uma lista de endereços compartilhada.
2. Clique em Editar propriedades. Os usuários que compartilham a lista de endereços são listados.
3. Clique em Editar para alterar permissões, ou clique em Revogar para remover permissões.
4. Selecione uma mensagem descrevendo se a alteração deve ser enviada por e-mail.
5. Clique em OK.