Administrando sua Agenda

Na Agenda, podemos criar diferentes agendas pessoais e de negócios, marcar compromissos e reuniões, agendar atividades periódicas, configurar para informar o horário livre/ocupado, e compartilhar suas agendas com outros.

Para abrir a visualização da Agenda, selecione a aba Agenda. A visualização por Semana Útil é a padrão e é exibida quando a Agenda é aberta pela primeira vez.

Criando agendas

Uma agenda é criada para você, e você pode criar agendas adicionais para manter-se informado sobre diferentes tipos de funções. Por exemplo, podemos criar uma agenda de trabalho, uma pessoal, e uma de atividades da empresa. Também podemos criar agendas e sincronizar na sua Agenda do Cliente Web as atividades de agendas remotas.

As agendas pessoais podem ser mantidas separadas da sua agenda de trabalho. Não precisamos compartilhar seus horários nessas agendas. Podemos selecionar a opção de não exibir em sua programação a informação livre/ocupado. Quando fazemos isso, outros não podem ver sua programação para selecionar horários livres para marcar uma reunião.

Quando selecionamos uma cor para sua agenda, as atividades são exibidas nesta cor como plano de fundo. Se tivermos múltiplas agendas, o código da cor facilita identificar atividades para uma agenda específica.

Para criar uma agenda

1. Na aplicação Agenda, clique com o botão direito do mouse na seta para baixo em Novo e depois Agenda.
2. Na caixa de diálogo Criar nova agenda, digite o nome da agenda e selecione uma cor para exibir as atividades da Agenda.
3. Se você não quiser incluir a informação livre/ocupado na programação, selecione Excluir esta agenda ao informar horários livres/ocupados.
4. Clique em OK. A nova agenda é exibida na lista Agendas no Painel geral.

Sincronizar compromissos de uma agenda

Ao contrário de outras opções da agenda, a opção de sincronizar compromissos de uma agenda remota está disponível apenas quando você criar sua nova agenda.

1. Na barra de ferramentas, clique em e selecione Agenda, ou selecione a aba Agenda. Selecione uma cor para exibir as atividades da Agenda.
2. Se você não quiser incluir a informação livre/ocupado na programação, selecione Excluir esta agenda ao informar horários livres/ocupados.
3. Selecione a opção para Sincronizar compromissos da agenda remota e informe a URL de Sincronização.
4. Clique em OK.

Imprimindo uma agenda

Podemos imprimir agendas individuais em quaisquer das visualizações. Os compromissos são exibidos por dia. Se imprimirmos uma visualização que inclui mais de uma agenda, todos os compromissos são combinados, mas a agenda impressa não especifica os nomes individuais para as atividades.

Para imprimir uma agenda, selecione a agenda e a visualização da Agenda para impressão - Diariamente, Semanalmente, ou Mensalmente. Clique em na barra de ferramentas. A caixa de diálogo de impressão aparece e a visualização da Agenda a ser impressa é exibida.

Excluindo agendas

Podemos excluir qualquer agenda de sua lista de Agendas, exceto sua agenda original.

Para excluir uma agenda, na lista Agendas clique com o botão direito na agenda. Selecione Apagar. A agenda é excluída imediatamente. Não é possível desfazer a ação.

Customizando o modo de visualização de sua agenda

Quando estamos na visualização da Agenda, podemos configurar como queremos visualizar suas agendas, se por dia, por semana útil (5 dias), semana de 7 dias, ou por mês.

Podemos até configurar qual dia da semana é o primeiro dia em sua semana útil. Podemos alterar sua visualização a qualquer momento na barra de ferramentas da Agenda.

Alterar a visualização da Agenda na barra de ferramentas altera apenas a visualização para aquela sessão. Podemos configurar a visualização inicial padrão da Agenda na aba Preferências > Agenda. As visualizações são as seguintes:

• A visualização por Dia são as atividades de um dia
• A visualização por Semana Útil exibe as atividades de Segunda até Sexta
• A visualização por Semana exibe sete dias de atividades
• A visualização por Mês exibe as atividades do mês
• A visualização por Lista exibe os seguintes detalhes: assunto e local da reunião, status (seja ele novo, aceito ou tentativa), agenda na qual a reunião foi salva, data e hora da reunião.
• A visualização por Programação é usada quando temos mais de uma agenda. Cada agenda é exibida em uma coluna separada.

Também podemos configurar o dia que é exibido como o primeiro dia da semana, então se sua semana de trabalho começa na Segunda, podemos visualizar agendas que começam a semana com Segunda-Feira.

Visualizando várias agendas

Podemos visualizar diferentes atividades da agenda, exibidas pela cor da agenda em uma visualização da agenda. Se tivermos mais do que duas ou três agendas, visualizá-las desta maneira pode ser confuso. A visualização da programação permite-o ver agendas múltiplas selecionadas em sua lista de Agendas.

O Painel de conteúdo exibe uma barra de tempo, um indicador livre/ocupado, e as agendas lado a lado. Cada nome da agenda é exibido no cabeçalho.

Todas as suas agendas incluindo agendas compartilhadas são visíveis em sua lista de Agendas. Cada agenda tem uma caixa de seleção à esquerda de seu nome.

Selecione as caixas das agendas que você quer visualizar.

Compartilhando sua Agenda com os outros

Podemos compartilhar sua Agenda com os seguintes beneficiários:

• Usuários ou grupos internos. Quando selecionamos o tipo de privilégios para conceder.
• Visualizador. O beneficiário pode ver as atividades publicadas em sua agenda e o status das requisições de reuniões, mas não pode fazer nenhuma alteração em sua agenda.
• Gerenciador. O beneficiário tem total permissão para criar reuniões, aceitar ou recusar convites, e editar e remover atividades de sua agenda.
• Convidados externos. Quando criamos uma senha para acessar a agenda compartilhada. Os convidados devem inserir esta senha para visualizar a agenda. Eles não podem fazer alterações na agenda.
• Público. Qualquer um que tiver a URL da agenda compartilhada pode visualizá-la. Eles não podem fazer nenhuma alteração na agenda.

Compartilhando sua agenda com usuários internos

1. Clique com o botão direito na agenda a ser compartilhada e selecione Compartilhar agenda.
2. Na caixa de diálogo Propriedades do compartilhamento, selecione com quem compartilhá-la.
3. Quando escolhemos Usuários ou grupos internos, podemos escolher endereços da lista que aparece conforme digitamos, ou digitar endereços que não estão na lista. O usuário ou grupo deve ser um endereço válido no servidor de e-mails de sua empresa. Nenhum é uma opção para desativar temporariamente o acesso à agenda compartilhada do concessor sem revogar os privilégios compartilhados. O beneficiário ainda tem a agenda em sua lista de agendas, mas não pode visualizar ou gerenciar atividades na agenda compartilhada do concessor.
4. Na área Papel, selecione as permissões de acesso.
5. Na área Mensagem, selecione que tipo de mensagem enviar. As opções são as seguintes:
   • Enviar mensagem padrão. A mensagem de notificação de compartilhamento padrão é enviada aos endereços de e-mail.
   • Adicionar observação à mensagem padrão. Podemos acrescentar informações adicionais à mensagem padrão.
6. Clique em OK.

Compartilhando sua agenda com convidados externos

1. Clique com o botão direito na agenda a ser compartilhada e selecione Compartilhar agenda.
2. Na caixa de diálogo Propriedades do compartilhamento, selecione com quem compartilhá-la.
3. Quando escolhemos Convidados externos, digite os endereços de e-mail do convidado. Podemos inserir mais de um endereço no campo E-mail. Coloque um Ponto e Vírgula (;) entre os endereços.
4. Digite a senha que os usuários devem inserir para visualizar sua agenda.
5. Na área Mensagem, selecione que tipo de mensagem enviar. A URL para sua agenda e a senha são incluídas na mensagem de e-mail.
   • Enviar mensagem padrão. A mensagem de notificação de compartilhamento padrão é enviada aos endereços de e-mail.
   • Adicionar observação à mensagem padrão. Podemos acrescentar informações adicionais à mensagem padrão.
6. Clique em OK.

Compartilhando com o Público

Quando escolhemos Público, qualquer um que tiver a URL pode visualizar a agenda. Nenhuma senha é solicitada.

Editando ou revogando uma permissão

Podemos revogar permissões para visualizar ou gerenciar suas agendas a qualquer momento.

1. Clique com o botão direito em uma agenda compartilhada. Clique em Editar propriedades. Os usuários que compartilham a pasta são listados.
2. Clique em Editar para alterar permissões, ou clique em Revogar para remover permissões.
3. Selecione uma mensagem descrevendo se a alteração deveria ser enviada.
4. Clique em OK.

Aceitar acesso a uma agenda compartilhada

Se recebermos uma notificação de e-mail dando-lhe o privilégio de acesso para compartilhar a agenda de outra pessoa, podemos aceitar ou recusar o compartilhamento.

Quando aceitamos compartilhar uma agenda, a agenda compartilhada é exibida em sua lista de Agendas.

Para aceitar

1. Clique em Aceitar compartilhamento no e-mail. A caixa de diálogo Aceitar compartilhamento é exibida e descreve o papel que foi concedido a você.
2. Antes de aceitarmos, podemos personalizar o nome da agenda e selecionar uma cor para os itens da agenda a serem exibidos.
3. Marque a opção Enviar e-mail sobre este compartilhamento, para enviar uma confirmação de volta ao concessor. (opcional)
4. Clique em Sim. A agenda é adicionada à sua lista de Agendas. A mensagem é movida para a sua pasta Lixeira.

Recusando acesso a uma agenda compartilhada

Quando recebemos um convite para compartilhar uma agenda, a mensagem de e-mail lhe dá a opção de recusar o convite de compartilhamento.

Quando clicamos em Recusar o compartilhamento, a caixa de diálogo Recusar o compartilhamento é exibida. Podemos recusar e não enviar um e-mail sobre este compartilhamento, ou podemos enviar uma resposta e explicar por que estamos recusando.